Envoyer tes documents Henrri par courrier ? Mon avis sur cliquezpostez.com pour le courrier des TPE.

Aujourd’hui, nous allons parler de la réalisation d’économies pour une entreprise, plus spécifiquement des économies sur l’envoi de courriers. Pourquoi allons-nous parler de courrier ? Eh bien, il y a quelques jours, j’ai posé une question dans un groupe Facebook aux membres pour savoir quelles étaient leurs pratiques en matière d’envoi de documents à leurs clients, tels que des devis, des factures, voire un certain nombre de courriers. Finalement, même si nous disposons aujourd’hui de nombreuses solutions pour envoyer des documents de manière dématérialisée, nous avons malgré tout pas mal de gens qui utilisent le courrier classique pour cela. De plus, dans certaines situations, notamment pour les relances d’impayés ou les mises en demeure, le courrier reste une solution privilégiée.

Allez essayer cliquerpostez.com !

Alors, quand on parle d’économies sur l’envoi de courriers, on pense bien entendu au coût du timbre, auquel il faut rajouter le prix du papier et de l’enveloppe, et on se dit que là-dessus on peut réaliser des économies. Mais finalement, l’économie principale ne se situe ni sur le coût du papier ni sur le coût du timbre, mais sur le temps que tu vas y passer. Pour moi, quand j’ai préparé mon courrier et que je veux lancer l’impression, c’est à ce moment-là qu’on n’a plus de papier dans le bac de l’imprimante. Il faut chercher une nouvelle rame, où est-ce qu’on les a rangées ? Finalement, on les trouve, on remplit le bac, on finit par imprimer le courrier. À ce moment-là, il faut trouver les enveloppes, puis les timbres. Et quand on a fini par imprimer, mettre sous enveloppe timbrée le courrier, il faut prendre ses jambes, son vélo, sa moto ou sa voiture pour aller jusqu’aux bureaux de poste et poster le courrier. Finalement, rentrer au bureau et là, tu peux arrêter le chrono et tu t’aperçois que tu as facilement perdu 15, 20, 30 minutes, voire plus, pour pouvoir envoyer ton courrier. Je te laisse multiplier cette perte de temps par ton salaire horaire et tu verras ce que t’a réellement coûté l’envoi de ce courrier.

Donc aujourd’hui, je voudrais te parler d’une solution qui peut te permettre d’économiser un peu sur le coût du courrier lui-même, mais surtout beaucoup de temps sur l’envoi des courriers. Et pour ça, je te propose de prendre l’exemple d’un artisan maçon qui a quelques impayés à relancer.

Nous voilà dans Henrri, dans un compte que j’ai laissé de côté depuis quelques temps, un compte de démonstration dans lequel j’ai fait des essais de facturation. Et comme ces factures sont assez anciennes, eh bien il y a un certain nombre de paiements attendus qui sont en impayés, pour des montants particulièrement importants. Et donc, le maçon va vouloir relancer ces impayés. On les voit ici sur la vignette de la page d’accueil, et je vais cliquer sur “Liste complète”, qui va me fournir l’ensemble des règlements en attente.

Alors, je n’ai pas encore fait de vidéos spécifiques sur les impayés et les relances d’impayés sur la chaîne. Si ça t’intéresse, dis-le-moi en commentaire. Je pense que j’en ferai une dans quelques temps. L’objet aujourd’hui, ce n’est pas de rentrer en détail là-dedans, et du coup, ça va nous permettre de voir où se trouve la fonction de relance dans Henrri.

Donc, ici, nous sommes sur la liste des paiements en attente. Pareillement, tu la connais, c’est ici que tu viens enregistrer un règlement quand ton client t’a réglé.

Toutes les échéances qui apparaissent en rouge ici sont des échéances dont la date d’échéance est dépassée ou qui sont en retard de paiement. Quand tu veux relancer des échéances qui sont en retard de paiement, tu vas dans le menu “Relancer une facture”.

Dans ce menu de relance de factures, tu vois apparaître tous les documents dont les échéances sont dues et dont la date est dépassée. Tu vas pouvoir sélectionner ce que tu veux traiter. Je vais prendre la première par exemple.

Une fois que je l’ai sélectionnée, j’ai deux possibilités : je peux envoyer les relances par email, et en cliquant sur le bouton, tu vas pouvoir sélectionner quel est le niveau de la relance. Henrri en a quatre niveaux de relance, de la gentille à la mise en demeure.

Mais tu as également la possibilité d’imprimer les relances sélectionnées toujours avec les mêmes niveaux. Donc imaginons que pour ce premier client en retard de paiement, le maçon a déjà envoyé une première relance par email.

Forcément, l’adresse email n’a pas été renseignée dans ce compte de démonstration, donc l’email n’est pas parti. C’est pour ça que j’ai un message d’alerte. Et imaginons toujours que cette première relance par email est restée sans réponse.

Le maçon souhaite envoyer une deuxième relance pour une facture impayée, mais cette fois-ci par courrier. Pour ce faire, il se rend dans le menu “Imprimer les relances sélectionnées” et choisit le niveau 2. Henrri s’apprête à imprimer la relance pour la société. Je l’imprime et un document PDF est généré automatiquement.

Il est important de noter que le texte des relances avec les différents niveaux de relance n’est pas modifiable. Il est pré-enregistré dans Henrri et ne peut pas être personnalisé. Maintenant que le document est prêt, il faut l’imprimer, mais malheureusement, il n’y a plus de papier dans l’imprimante.

La solution classique serait de trouver une enveloppe et un timbre, puis de se rendre aux bureaux de poste pour poster le courrier. Cependant, cette démarche prend du temps et n’est pas écologique. Pourtant, même si Henrri choisissait d’aller à pied aux bureaux de poste, cela lui ferait encore perdre du temps.

Je vais enregistrer ce fichier PDF en local sur mon ordinateur.

Et là intervient la solution dont je veux parler aujourd’hui. Cliquezpostez.com est une petite entreprise de la région Occitanie avec une équipe jeune, dynamique et sympa. Je les connais parce qu’ils sont présents assez régulièrement sur mes rencontres dirigeants. D’ailleurs, si tu veux participer un jour, aux Antilles est le bienvenu. Je te mettrai d’ailleurs un lien dans la description pour cela. Je te mettrai bien sûr le lien également vers le site de cliquezpostez.com.

En fait, ils ont développé une solution qui permet très simplement et sans avoir à bouger du bureau d’envoyer des courriers, soit des courriers papier. C’est une possibilité que nous allons regarder tout de suite. Tu vas voir qu’ils se chargent pour toi d’imprimer le document, de le mettre sous enveloppe, de coller le timbre et de le porter à la poste. Mais ils ont également une solution très intéressante de lettre recommandée électronique avec bien sûr une valeur légale qui peut avoir également un intérêt.

Puisque tu vois là, on est en train de faire la deuxième relance de paiement, on va la faire par courrier. Ça reste sympa.

Pour une mise en demeure, il peut être judicieux d’envoyer un courrier recommandé. La lettre recommandée électronique offre les mêmes garanties légales qu’un envoi recommandé en format papier, tout en présentant plusieurs avantages pratiques. En effet, elle permet d’éviter de se déplacer au bureau de poste et de ne pas avoir à chercher du matériel pour imprimer le courrier.

Je suis déjà inscrit chez eux, donc je ne vais pas vous montrer comment créer un compte, c’est très simple. En revanche, je peux vous montrer les tarifs. Pour une lettre recommandée électronique, le coût est fixé à 3,90 euros, quelle que soit la taille du document. En comparaison, le prix d’un envoi recommandé classique peut être plus élevé. Quant à la lettre papier standard, elle coûte ici 1,60 euros, comprenant l’impression, le papier, l’enveloppe et le timbre.

Tu peux comparer à 1 euro 0,6 qui est le tarif du timbre seul à l’heure actuelle, et qui n’apparaît pas sur ce document. Mais ils ont également mis en place récemment une solution de courrier suivi. Donc, tu peux également avoir une lettre suivie si tu le souhaites. Tu peux explorer cela également. Dans leurs menus ici, il y a un menu “Nos modèles”. Et dans le menu “Nos modèles”, tu vas trouver des modèles de courriers qui peuvent être très utiles, tels que des lettres de résiliation des assurances, des salles de sport, des opérateurs télécoms, etc.

Si tu ne sais pas comment rédiger le document, tu as des modèles tout faits qui ne te restent plus qu’à compléter pour écrire tes courriers. Comme notre compte existe, je vais aller ici sur le menu “Envoyer un courrier”. Et là, j’ai deux possibilités : soit j’ajoute un document PDF, soit je leur dis ce que je souhaiterais. Il y est. Tu peux attester en allemand, mais si tu lis : “Je vais résilier mon abonnement téléphonique chez Orange”. Ils connaissent toutes les adresses auxquelles il faut écrire, donc tu n’as qu’à dire ce que tu veux résilier.

Il existe des modèles de courriers disponibles pour rédiger correctement un courrier. Dans mon cas, je veux envoyer le courrier que j’ai généré pour Henrri. Je vais chercher mon fichier PDF et le glisser ici pour le télécharger. En cliquant sur l’icône en forme de plume, je peux ajouter une signature à mon document en la dessinant avec la souris ou en l’important depuis un scan. Pour l’instant, je vais me contenter d’un dessin rapide que je vais positionner en bas de la page. Ensuite, je clique sur “suivant” et le document est envoyé sur le serveur.

Maintenant, je vais renseigner les informations sur le destinataire. Plusieurs options s’offrent à moi : je peux le chercher dans mon carnet d’adresses (ce qui n’est pas le cas actuellement), ou je peux lui demander de faire une détection automatique.

Alors là, ça ne va pas marcher car je n’avais pas renseigné complètement la fiche de mon client. Mais si vous renseignez la société, le nom, prénom et l’adresse de votre client, vous lancez la détection automatique et le système va venir lire dans le PDF et reconnaître et remplir automatiquement les champs. En l’occurrence, je vais rentrer l’adresse à la main et je vais l’envoyer à ma société. Une fois que je l’ai renseignée, je peux dire que je l’ajoute à mes contacts pour la retrouver facilement la prochaine fois. Je passe à l’étape suivante.

Vous avez les différents modes d’envoi avec le délai et le tarif. Ici, vous avez la lettre recommandée électronique dont je vous parlais tout à l’heure. Il suffit de renseigner l’e-mail et le numéro de téléphone du destinataire pour pouvoir la sélectionner. Et moi, ce que je vais choisir, c’est une lettre éco papier une page. Je passe à l’étape suivante et j’obtiens les informations de l’expéditeur qui sont préremplies avec mon compte client.

À l’étape suivante, on a les informations de l’expéditeur qui sont préremplies grâce à ton compte client. Un récapitulatif est affiché à la fin, avec une vue du courrier tel qu’il sera imprimé, y compris la signature que j’ai rajoutée. J’accepte les conditions et je la mets au panier avant de vérifier le récapitulatif de mon panier et de pouvoir payer ma commande.

La bonne nouvelle, c’est que cliquezpostez.com a créé un code de réduction spécialement pour toi, cher spectateur de la chaîne. Ce code te permettra de tester gratuitement le service en choisissant d’envoyer une lettre recommandée électronique ou une lettre éco papier. Le code de réduction à utiliser si tu souhaites tester le service est BMB2021. J’ai saisi le code et il a été validé. J’ai ainsi bénéficié d’une lettre gratuite et j’ai cliqué sur “payer ma commande”.

Il existe trois solutions de paiement : la carte bancaire, PayPal ou les crédits préchargés. Tu as également la possibilité de charger ton compte avec un certain montant qui sera utilisé au fur et à mesure.

Dans mon cas, je n’ai rien à payer, je vais utiliser les crédits. Je procède au paiement et c’est parti ! Le courrier est maintenant dans le système et il ne reste plus qu’à attendre le passage du facteur.

Si je reviens dans mon compte pour consulter l’historique de mes envois, je vois que j’ai envoyé un courrier aujourd’hui à 15h25 de type éco et qu’il a bien été envoyé. Je vais pouvoir faire un nouvel envoi.

Il existe plusieurs solutions pour envoyer des courriers de ce type, mais si je te parle de celle-ci, c’est parce que je trouve qu’elle est particulièrement bien adaptée aux petites structures.

C’est simple à utiliser, les coûts sont compétitifs. Finalement, pour l’équivalent du prix du timbre, tu as le service complet d’impression, de mise sous enveloppe et de remise à la poste. Il n’y a aucun frais annexes, pas d’abonnement pour créer le compte, pas de minimum d’envoi pour bénéficier des tarifs. Tu ne payes vraiment que ce que tu consommes.

Je t’invite à essayer le service, que tu envoies un courrier tous les trois mois ou 25 courriers dans le mois, dans tous les cas, ça va être utile. Pas forcément en termes d’économies directes sur le coût du courrier papier, auquel tu vas quand même économiser l’enveloppe et la feuille de papier, mais si tu bascules de courriers recommandés classiques à la lettre recommandée électronique, il peut y avoir des économies intéressantes à la clé. Mais surtout, tu vas économiser le temps passé à préparer ton courrier et à le remettre à la poste.

Si tu ne l’as pas encore fait, abonne-toi à la chaîne. Retrouve-nous également dans le groupe Facebook. Et je te dis à bientôt dans une prochaine vidéo. D’ici là, je te souhaite un excellent business.